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檔案管理業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)在需求

2022-05-20 15:19:58來源: 檔案管理業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)在需求


傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程,在當前信息化條件下存在一 些現(xiàn)實問題,需要根據(jù)信息化條件與工作實踐,對管理流程 進行重新梳理與模式再造。例如,有些檔案系統(tǒng)從辦公自動化系統(tǒng)接轉(zhuǎn)而來的文件只能人工逐條處理,不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享,重復建設(shè)和數(shù)據(jù)“打 架”現(xiàn)象時有發(fā)生;

勘測設(shè)計的成果(圖紙、技術(shù)報告)還不能實現(xiàn)自動歸檔,需手動歸檔或掃描歸檔;現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案在檔案密集架上保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動操作完成。“集中”、“反復”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境。

檔案密集架圖

檔案管理需要大多數(shù)部門的參與,檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系,明確每個人在項目智能檔案密集架管理中的責任、工作內(nèi)容及目標,劃定檔案管理與利用各個環(huán)節(jié)的細節(jié)化管理與精細化流程,變靜態(tài)管理為動態(tài)管理,逐步推進精益檔案管理的建設(shè)步伐。

同時,檔案作為知識資源的主要載體,承載著企業(yè)豐富的智力資源,蘊藏著寶貴的知識源泉。企業(yè)的多項業(yè)務(wù),都與檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)。 因此通過數(shù)字檔案室智能密集架建設(shè),將“精細管理”思想貫穿全程, 改進檔案管理體系,實現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成,才能更好地服務(wù)于勘測設(shè)計企業(yè)主營業(yè)務(wù),發(fā)揮知識的價值、智慧寶庫的功能。

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